Этот срок начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документы использовались в последний раз для составления отчетности, исчисления и уплаты налогов.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения должны храниться не менее пяти лет после отчетного года

Письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829

Сроки хранения Документов по Основным Средствам

Пример истребования старых документов

У контрагента компании проводится налоговая проверка.

В ходе ее налоговый орган потребовал документы, касающиеся деятельности данной организации, у связанных с ним лиц (п. 1 ст. 93.1 Налогового кодекса).

Потребовалось представить карточки счетов, регистры бухучета, договоры, накладные, акты, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, таможенные декларации, документы, касающиеся импорта, а также деловую переписку.

Документы должны быть предоставлены за период с 1 января 2011 года по 31 декабря 2015 года.

Возникает вопрос: обязана ли компания в настоящий момент хранить вышеперечисленные документы за 2011 год? Имеет ли право налоговый орган истребовать данные документы?

Ответ:

Налоговый орган имеет право истребовать документы в установленном порядке (ст. 93.1 НК РФ), если не истекли нормативные сроки их хранения.

Перечень истребуемых документов, касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика, законодателем не ограничен.

К таким документам относятся любые документы, содержащие необходимую для целей налогового контроля информацию, касающуюся деятельности проверяемого налогоплательщика, а также информацию относительно конкретной сделки (письмо Минфина России от 30 сентября 2014 г. № ЕД-4-2/19869, письмо ФНС России от 24 августа 2015 г. № АС-4-2/14873).

Законодательно не установлено ограничений по периоду времени, за который могут быть истребованы документы (информация), касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика (письмо Минфина России от 23 ноября 2009 г. № 03-02-07/1-519).

Компания, получившая требование о представлении документов, может не исполнять его, если она не располагает данными документами. Об этом надо уведомить налоговую инспекцию в течение пяти дней со дня получения запроса (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Например, "Запрашиваемый документ отсутствует по причине неполучения его от контрагента" или "Запрашиваемый документ отсутствует по причине истечения срока хранения".

В случае отказа от представления требуемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки, компанию оштрафуют (ст. 126 НК РФ).

Сумма штрафа может составить от 200 руб. до 10 тыс. руб.

Разницы в Сроках

Сроки хранения первичных документов по-разному регулируются в бухгалтерском и налоговом законодательстве:

- НК РФ возлагает на налогоплательщика обязанность в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ);

- по правилам ведения бухучета, организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет после отчетного года. Отчетным периодом признается год, в котором при составлении отчетности были востребованы первичные документы (ФЗ № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Сроки хранения Документов по Основным Средствам

Какие документы нужно хранить долго

Существуют документы, подлежащие хранению по нормативам, отличным от установленным в НК РФ и законе о бухучете.

Это годовая бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) - хранится постоянно (п. 351 Перечня типовых управленческих архивных документов).

А вот налоговые декларации (расчеты) юрлиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам хранятся пять лет (п. 392 Перечня).

Документы при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты должны храниться 75 лет (п. 395 Перечня).

Налоговые карточки по учету доходов и НДФЛ, сведения о доходах физлиц хранятся пять лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты – 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня).

Сроки хранения Документов по Кадрам

Сроки хранения Бухгалтерских и Налоговых документов

Налоговые Проверки